EDI und EDIFACT kurz erklärt

Auch wenn es erstmal kryptisch klingt, sind beide Begriffe schnell zu verstehen: EDI (Electronic Data Interchange) dient als Oberbegriff für den elektronischen Nachrichtenaustausch. In der Praxis ist damit meist der Versand von Bestellungen, Rechnungen oder anderen geschäftlichen Dokumenten gemeint. Der entscheidende Punkt ist dabei die Strukturierung der Nachrichten: Es werden standardisierte Formate verwendet, die von allen Beteiligten verstanden und automatisch verarbeitet werden können.

So ist es z. B. möglich, dass Unternehmen A eine Rechnung in seinem SAP-System erstellt und diese per EDI an Unternehmen B schickt. Im Buchhaltungssystem von Unternehmen B taucht diese Rechnung direkt als Datensatz auf, ohne dass eine manuelle Erfassung notwendig wäre. Dies ist der große Unterschied zum heute weit verbreiteten Versand von Rechnungen als PDF-Datei in E-Mails: Das Versenden erfolgt zwar in diesem Fall auch elektronisch, die Rechnung muss vom Empfänger aber erst interpretiert und in das eigene System eingegeben werden.

In welchem Format EDI-Dokumente übergeben werden, ist je nach Anwendungsfall unterschiedlich – entscheidend ist, dass die inhaltliche Struktur einer klaren Definition folgt. EDIFACT ist ein solcher Standard: Von der UN verwaltet, sind darin branchenspezifische Austauschformate enthalten – so regelt z. B. der EDIFACT-Standard EANCOM den Datenaustausch in der Konsumgüterindustrie.

Die folgende Darstellung zeigt, wie ein EDI-gestützter Prozess aussehen kann: Ein Unternehmenskunde erstellt in seinem ERP-System eine Bestellung, wogegen eine Privatkundin hierfür einen Webshop verwendet. Der Lieferant sieht beide Bestellung sofort in seinem ERP – das dafür notwendige cleverEDI wird im weiteren Verlauf noch beschrieben. 

Bestellprozess mit EDI-Unterstützung

Geschäftliche Vorteile

Die automatische Verarbeitung von Geschäftsdokumenten bietet Unternehmen mehrere Vorteile: Zum einen können Personalkosten gespart werden, da manuelle Arbeitsschritte bei der Erfassung wegfallen. Häufig noch wichtiger sind die gesteigerte Agilität des Unternehmens und die Fehlerreduktion. Durch das automatische Handling von Bestellungen kann schneller auf Kundenwünsche reagiert und die lagernde Vorratsmenge reduziert werden. Ein sauber implementierter automatischer Prozess ist dabei auch weniger fehleranfällig als eine manuelle Verarbeitung, was zu einer gesteigerten Kundenzufriedenheit führt.

Die Beziehung zu den Geschäftspartnern kann durch EDI-Nutzung ebenfalls intensiviert werden, da unternehmensübergreifende Prozesse ermöglicht und Konkurrenten ohne EDI-Fähigkeiten nicht zum Zuge kommen können. In einigen Fällen ist der Aufbau von Geschäftsbeziehungen ohne EDI auch gar nicht möglich: Insbesondere technikaffine Großunternehmen schreiben ihren kleineren Zulieferern und Partnern die Dokumentenübertragung per EDI häufig vor.

Finanzielle Einsparungen

Wie hoch das finanzielle Sparpotenzial durch EDI-Nutzung ausfällt, ist je nach Szenario unterschiedlich: Wenn der Versand von Rechnungen oder Bestellungen bisher papierhaft ablief, ist die Einsparung natürlich größer als wenn zuvor eine effizientere Verarbeitung per E-Mail-Anhang erfolgte. Als Richtgröße werden ca. 15 € pro EDI-Vorgang genannt. Nach Hochrechnungen der EDI-Standardorganisation GS1 Germany könnten allein durch den elektronischen Rechnungsversand knapp 100 Milliarden Euro gespart werden.

Herausforderungen bei der Einführung

Bei all diesen Vorteilen stellt sich die Frage, warum nicht längst sämtliche Unternehmen EDI verwenden. Die Antwort liegt in den organisatorischen und technischen Herausforderungen. Bevor es an die IT-Umsetzung geht, müssen die Geschäftsprozesse automatisierungstauglich gemacht werden. Dazu gehört die Definition klarer Ablaufregeln sowie der Verzicht auf manuelle Eingriffe und individuelle Entscheidungen. Schätzungen zufolge entfallen 80% des Gesamtaufwands bei der EDI-Einführung auf solche Vorbereitungen.

Dieser Teil ist auch von kleinen und mittleren Unternehmen meist gut leistbar, da das Prozesswissen intern vorhanden ist. Die technische Umsetzung ist häufig schwieriger zu bewältigen:

Auswahl des geeigneten Systems

Es ist ein System für das EDI-Handling auszuwählen. Dabei stellt sich die grundsätzliche Frage, ob das Unternehmen einen externen Dienstleister mit der Durchführung der EDI-Transaktionen beauftragen möchte (EDI Clearing Center) oder eine unternehmenseigene Lösung favorisiert. Der Vorteil der firmenspezifischen Variante liegt zum einen in der kompletten Anpassbarkeit an die eigenen Geschäftsprozesse und die der Partner. Dadurch ist es möglich, auch komplexe Nachrichtenflüsse wie z. B. sogenannte Konvois abzubilden. Auch wenn dies auf den ersten Blick wie ein technisches Detail wirkt, ist es doch in manchen Fällen die Voraussetzung zur Implementierung eines automatischen Prozesses. Das Unternehmen behält ferner die Hoheit über das geschäftskritische EDI-System und seine Daten, weshalb im Folgenden von diesem Szenario ausgegangen wird. Hierfür kommen spezialisierte Systeme wie Seeburger oder Integrationsplattformen wie BizTalk in Betracht. Durch das steigende Cloud-Angebot können auch neuere Technologien wie Azure Logic Apps verwendet werden. Die Auswahl der geeignetsten Variante erfordert Erfahrung und Spezialwissen im EDI- und Integrationsbereich.

Anbindung der Applikationen

An die EDI-Lösung müssen die Applikationen angebunden werden, aus denen die Daten für Rechnungen oder Bestellungen stammen. Hierbei kann es sich um verbreitete Standardlösungen wie SAP und Dynamics 365 oder auch branchenspezifische Systeme handeln, weshalb sich die Datenschnittstellen fallweise unterscheiden. Die Integration dieser verschiedenen Systeme gestaltet sich schwieriger, wenn im Unternehmen noch keine entsprechenden Kenntnisse vorhanden sind.

Monitoring der EDI-Nachrichten

Die Implementierung der Nachrichtenübermittlung allein genügt für ein praxistaugliches EDI-System noch nicht: Zusätzlich wird ein permanentes Monitoring der Datenflüsse benötigt, um zu jedem Zeitpunkt erfolgreich übertragene und fehlgeschlagene Nachrichten anzuzeigen. Dies ist auch wichtig, um Fragen aus Fachabteilungen nach dem Verbleib von Bestellungen oder Rechnungen nicht mehr per manueller Recherche bearbeiten zu müssen. Stattdessen genügt ein Blick aufs Dashboard – der auch von den Kollegen aus den Fachbereichen selbst vorgenommen werden kann. Diese Prozessinformationen sollten nicht nur per Webbrowser dargestellt werden, sondern auch über Programmierschnittstellen (APIs) zugänglich sein, damit sie bei Bedarf in eine unternehmensweite Monitoring-Plattform integriert werden können. 

Betrieb & Support

Ein großer Vorteil von EDI ist der Nachrichtenaustausch in Quasi-Echtzeit. Um dies in der Praxis realisieren zu können, muss auf fehlerhafte Datenübertragungen schnell reagiert werden. Die beschriebene Monitoring-Software unterstützt dies zwar, letztendlich muss sich aber ein Mensch um die Analyse technischer Probleme, die Korrektur inhaltlicher Fehler und die Abstimmung mit den Geschäftspartnern kümmern. Da eine kontinuierliche Systembetreuung benötigt wird, reicht hierfür ein einzelner Mitarbeiter nicht aus – schließlich kann auf den Versand von EDI-Dokumenten nicht aufgrund von Urlaub oder Krankheit verzichtet werden. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen stellt die Zusammenstellung eines kompletten EDI-Teams häufig vor personelle Herausforderungen.

Wie Sunato helfen kann

Die ausführliche Darstellung der Herausforderungen einer EDI-Einführung soll natürlich nicht abschrecken – dafür sind die Vorteile des automatischen Dokumentaustauschs einfach zu groß. Da wir in diesem Bereich über umfassende Projekterfahrung verfügen und auch eigene Produkte entwickelt haben, können wir unsere Kunden auf Ihrem Weg zur EDI-Nutzung optimal unterstützen.

Das passende System - Cloud oder On-Prem

Die Auswahl der passenden Plattform steht hierbei am Anfang. Für eine On-Prem-Lösung raten wir häufig zu Microsofts BizTalk Server: Hiermit können neben EDI auch alle sonstigen Integrationsszenarien in einem sehr ausgereiften System gemeinsam abgebildet werden. Wenn eine cloudbasierte Alternative in Frage kommt, stellen die Azure Logic Apps eine innovative Variante dar, die besonders bei geringen Dokumentenvolumen sehr preiswert ist. Basierend auf den individuellen Kundenanforderungen finden wir das optimale System.

Monitoring mit cleverEDI

Um den Anforderungen an eine leistungsfähige Monitoring-Lösung gerecht zu werden, haben wir unser Produkt cleverEDI entwickelt. Mit dem modernen Dashboard von cleverEDI haben unsere Kunden alle Prozesse stets im Blick – und zwar so aufbereitet, dass auch die Fachabteilungen ohne IT-Unterstützung daraus schlau werden. Hier enden die Vorteile von cleverEDI aber nicht: Wir liefern Vorlagen für Standardprozesse mit, erleichtern das Onboarding neuer Partner und bieten die Möglichkeit, fehlgeschlagene Prozesse neu zu starten. Eine umfassende Darstellung finden Sie in unserer Produktbeschreibung.

Dashbord von Sunato cleverEDI
Support bis 24*7
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