Automatische Dokumentenverarbeitung im Handel

Der Handel mit frischen Waren erfordert Geschwindigkeit und Effizienz. Gerade im Food-Sektor. Neben dem Transport der Güter selbst ist dabei auch eine Vielzahl von Dokumenten auszutauschen: Bestellungen, Bestellbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine. 

Aus historischen Gründen werden solche Informationen tatsächlich auch heute oft noch per Papier, Fax oder Mail ausgetauscht. Zusätzliche Papier- bzw. elektronische Ablagen müssen aufwendig geschaffen und gepflegt werden, um jederzeit alles richtig zuordnen zu können. 

Aber das skaliert nicht, ist auf Dauer teuer, fehleranfällig und oft intransparent.

Mit dem Wachstum kommt deshalb oft die Anforderung, Prozesse wie die Pflege der Artikeldaten im Webshop, die Erfassung eingegangener Bestellungen im ERP System oder den Versand von Rechnungen effizienter zu gestalten. Meist müssen zwei Kerngebiete optimiert werden: Zum einen sind die Stammdaten aller eigenen Softwaresysteme (ERP, CRM, Webshop…) zu synchronisieren. Zum anderen ist der Austausch mit externen Handelspartnern maximal zu automatisieren.

Stammdatenaustausch zwischen Sage und Webshop

Gerade in der Schweiz unterhalten die Großhändler häufig eigene Webshops, die für den automatisierten Datenaustausch mit den internen ERP-Systemen verbunden werden müssen. Während wir in Deutschland meist SAP anbinden, nutzen viele Unternehmen in der Schweiz Sage als ERP. Stammdaten wie Artikel, Kunden, Preise etc. sind somit zwischen Sage und dem Webshop synchron zu halten.

Der interne Mitarbeiter sollte nur in der gewohnten Sage-Oberfläche Preise oder Artikelbilder ändern müssen, woraufhin diese Änderungen kurz darauf automatisiert auch im Shop erscheinen. Um dies zu erreichen, haben wir nun bei einem Schweizer Großhandel für Frischwaren wie Obst und Früchte unsere Lösung cleverEDI ausgerollt.

cleverEDI überwacht die Veränderungen im Sage-System und synchronisiert alles zuverlässig mit dem Webshop. Umgekehrt werden Bestellungen, die Kunden im Webshop auslösen, automatisiert in Sage übertragen, um keine Zeit mehr mit einer manuellen Bearbeitung zu verlieren. 

Elektronischer Austausch aller Bestelldokumente per EDI

cleverEDI als Integrationslösung für elektronische Bestellungen (Abbildung: Bestelleingang)

Nach der Sicherstellung des Stammdatenabgleichs und der automatischen Bestellübertragung können dann auch weitere Themen angegangen werden: Der Austausch von Bestellbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen ist das nächste, naheliegende Ziel. Lieferscheine oder Rechnungen müssen nur noch in Sage erzeugt werden. Ihr Versand erfolgt nicht mehr per Post, sondern vollautomatisch über Sunato cleverEDI, unsere neue Plattform für den elektronischen Datenaustausch.

Partnerunternehmen, mit denen solche Dokumente ausgetauscht werden sollen, können auf einfachste Weise in cleverEDI angelegt werden. Darüber hinaus kann angegeben werden, wie die Kunden oder Handelspartner Dokumente annehmen wollen. Dabei spielt es keine Rolle, ob dort die einfache Zustellung per Mail verwendet wird oder moderne EDI-Systeme, Schnittstellen wie APIs o. ä. bereitstehen, um die Dokumente anzunehmen – es können hierbei alle Wege genutzt werden. Im Fall unseres neuen Schweizer Kunden werden zuerst die großen Schweizer Lebensmitteleinzelhändler angebunden.

Vorteile von Sunato cleverEDI

Häufigste Kundenanforderung in solchen Fällen ist die Möglichkeit, den Nachrichtenverlauf jederzeit einsehen und nachvollziehen zu können. Genau das wird mit einer modernen Dashboard-Oberfläche erreicht, die auch Nicht-IT-Mitarbeitern ermöglicht, schnell einen Überblick zu erhalten und auf einfachste Weise auf Fehlerfälle reagieren zu können. 

Prozessübersicht im cleverEDI Dashboard

Machen Sie sich die Vorteile einer vollautomatisierten Bestellabwicklung zunutze! Kein manuelles Erfassen mehr, weniger Fehler, schnellere Prozesse. cleverEDI verbindet Ihr Unternehmen mit Ihren Geschäftspartnern, also Ihren Kunden, Lieferanten und Herstellern und sorgt für den weltweiten, reibungslosen Austausch Ihrer Geschäftsdaten. Nutzen Sie unsere günstigsten Startangebote! Sprechen Sie uns jetzt an!

Wir automatisieren auch Ihre Bestellungen

Kommen Sie gerne jederzeit auf uns zu - wir freuen uns auf ein Kennenlernen!

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