Wer viel reist, will wenigstens eine effiziente Abrechnung!

Unser Kunde betreibt eine große Anzahl von Retail-Immobilien. Tausende eigene Mitarbeiter betreuen weltweit Kunden. Das Reisekostenmanagement kontinuierlich zu optimieren, war deshalb eins der zentrales Anliegen des Unternehmens: Mit der wachsenden Geschäftsdynamik wollte unser Kunde Schluss mit der Zettelwirtschaft und nervigen Geschäftsreiseabrechnungen auf Papier oder in Excel-Tabellen machen. Stattdessen sollte eine Komplettlösung für Reiseplanung und -abrechnung geschaffen werden. Unser Kunde entschied sich dazu, die Concur Travel & Expense Lösung von SAP einzuführen.

Integration mit FiBu notwendig

Um eine wirklich durchgehende Lösung herzustellen, sollten neben der Automation von Reiseplanung und Reisekostenabrechnung für die reisenden Mitarbeiter insbesondere auch die nachgelagerten FIBU-Prozesse mit dem Reisemanagement verbunden werden. Insbesondere sollten aufwändige manuelle Buchungsvorgänge im Backoffice abgeschafft werden, die sich teilweise über mehrere auf Dynamics AX basierende ERP Systeme erstreckten. Dies betraf u.a. die Fakturierung der Reiseaufwände an die internationalen Kunden, die Kostenerstattung sowie das Reporting.

Bestehende Stammdaten für Concur bereitstellen

Aber wem hilft eine Lösung für Geschäftsreisen, wenn dort alle Stammdaten neu eingepflegt werden müssen? Die Etablierung einer sicheren Versorgung der Concur Travel & Expense Lösung mit den notwendigen Unternehmensstammdatendaten (Mitarbeiter, Verträge, Kostenarten, etc.) war deshalb eine weitere Aufgabe im Projekt, deren Lösung entscheidend für den Projekterfolg gewesen ist.

Die Lösung lautet: Nutze BizTalk + ein paar clevere Entwickler

Während Concur von einem SAP Dienstleister eingeführt wurde, nahmen wir uns der Integration von FiBu und Stammdaten durch Nutzung von Microsoft BizTalk Server an.

Für alle technisch Interessierten – so funktioniert unserer Lösung:

  • Ziel war es, für die Mitarbeiter einen zentralen Daten-Pool aufzubauen, in dem Informationen zentral gehalten und zusammengeführt werden und bei Bedarf in Zielsysteme übertragen werden können. Bei einem Update im Daten-Pool wird der entsprechende Datensatz per FTP an Concur (SAP) übertragen. Die Mitarbeiterstammdaten werden aus dem HR System 4Plan und SAP über BizTalk in den Daten-Pool geschrieben. In dieser Datenbank („HRDatapool“) werden die Stammdaten mit Informationen aus dem Microsoft Active Directory (AD) angereichert. Zusätzlich werden an dieser Stelle auch ergänzende Informationen wie z.B. Vorgesetzte gepflegt.
  • Täglich exportiert Concur die Reiseabrechnungen auf den FTP-Server. Von dort lesen wir die Dateien über BizTalk ein. Die Daten werden dann an einen Web-Service gesendet, um die Aufbereitung der Daten vorzunehmen (z.B. Anpassung der Konten für bestimmte Buchungen und Zusammenfassung von Buchungen für einen Mitarbeiter). Der Service sendet die aufbereitenden Daten zurück an BizTalk. Abschließend wird ein von Dynamics AX 2009 bereitgestellter Service aufgerufen, um die Buchungen in das System zu spielen.

Es hat funktioniert! Mit einem Aufwand von rund 50 Projekttagen (inkl. Support und Nacharbeiten) und einer Gesamtprojektlaufzeit von rund 3,5 Monaten einschließlich Abstimmungen mit Fachabteilung und Sommerferien wurde die Lösung in erster Version in Betrieb genommen. Mit deutlicher Reduktion der Aufwände auf Seiten aller Prozessbeteiligter und einem Durchsatz von rund 40-50 Abrechnungen pro Tag hat sich die Lösung in kurzer Zeit amortisiert.

Lorenz Goebel, Geschäftsführer Sunato GmbH, Hamburg

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