BPE, BPM und BPA – TQM durch Integrationsplattformen: BizTalk richtig nutzen!

Iwe KardumEnterprise Integration, Integration mit BizTalk Server, Sunato-Press

Geschäftsführer Sunato München

„Der Betrieb ist in Wirklichkeit ein fortwährender Prozess, eine ununterbrochene Leistungskette […] Anzustreben ist in jedem Fall eine klare Prozessgliederung“ (Nordsieck 1932).

Viel Geld für nichts?

Welche Unternehmensorganisation haben Sie? Funktional, prozessorientiert, projektorientiert, in einer Matrixorganisation? Sie managen nach Six Sigma, Lean Management, Kaizen/KVP, sind zertifiziert nach ISO, nutzen ITIL? Sie geben sehr viel Geld aus und investieren sehr viel Zeit, um ihr primäres Ziel zu erreichen: Hohe Qualität in Ihrer Wertschöpfung, zufriedene Kunden als Resultat Ihrer Bemühungen.

ISO Zertifizierung erfolgt – Prozesse trotzdem nicht automatisiert

Ich selber war bei ISO Zertifizierungen in Konzernen und mittelständischen Betrieben beteiligt, habe die Einführung von ITIL begleitet und war oftmals von dem Ergebnis enttäuscht. Nicht von dem Ergebnis der Zertifizierung, sondern von den daraus abgeleiteten Aktionen. Endlich wurden Prozesse transparent, der Weg und der Umfang von Dokumenten in den Kern- und Unterstützungsprozessen wurden sichtbar, die Rollen der Beteiligten identifiziert. Es wäre nur noch ein kleiner Schritt gewesen, um die Prozesse zu kartographieren und zu automatisieren. Kennzahlen für den KVP (Durchlaufzeit, Bearbeitungszeit, Kommunikationskennzahlen, etc.) könnten in Echtzeit zur Verfügung stehen. Durch Process Mining könnten End-To-End Prozesse modelliert und etabliert werden.

Businesslogik im internen ERP System implementieren – heute der richtige Ansatz?

Bei meiner ersten Zertifizierung in den 90er Jahren standen noch keine (brauchbaren) IT Systeme für BPA zur Verfügung, ab der Jahrtausendwende kam im Zuge von EAI neue Software auf den Markt, um das RTE (Real Time Enterprise) zu ermöglichen. Zu diesem Zeitpunkt waren ERP Systeme bereits etabliert und der Trend ging in die Richtung „Wir passen die Systeme an unser Unternehmen an und wickeln alle Prozesse darüber ab“. In vielen Fällen war es eher der umgekehrte Weg. Auf Biegen und Brechen wurde die Prozesslogik in das ERP System integriert und die eigentlichen Integrationsplattformen dümpelten als reines Datentransformationsprodukt vor sich hin. Spätestens beim ersten Releasewechsel und nach Hunderten von Manntagen Aufwand, um die angepasste Lösung auf den neuen Stand zu bringen, machte man sich Gedanken ob der Richtigkeit des eingeschlagenen Weges.
Wer den Weg der Digitalisierung zu Ende denkt und die Werkzeuge entsprechend seiner vorgesehen Anwendung nutzt, ist bereit für das Business der Zukunft. Schon jetzt sind die Top Unternehmen bei der konsequenten und durchgängigen Umsetzung digitalisierter Prozesse der Konkurrenz Meilen voraus:

Die Top Ten im Handel erreichen beim IT-Unterstützungsgrad, bei der Reife innovativer IT-Lösungen und beim Unternehmenserfolg Werte, die im Schnitt 40 Prozent über den Durchschnittszahlen liegen.

Businessprozesse sprengen Unternehmensgrenzen

Moderne Businessprozesse hören nicht an der Unternehmensgrenze auf. Kunden und Lieferanten sollen und müssen in die Wertschöpfungskette integriert werden. Transparente Informationen sollen zu jedem Zeitpunkt für Geschäftspartner und Unternehmensleitung zur Verfügung stehen. Um das zu erreichen, werden heute statt automatischen Prozessen und darauf aufbauendem Controlling wertvolle Mitarbeiterressourcen gebunden, die sich mit der Informationsbeschaffung und -verarbeitung beschäftigen. Dazu kommt noch der unerschöpfliche Reichtum an Standards und Formaten.
Diese Probleme können durch eine umfassende, offene, dynamische und durchdachte Integrationsplattform gelöst werden.

BizTalk Server als Integrationsplattform – oft schon im Einsatz

In vielen Unternehmen gibt es bereits die Möglichkeit, diese Prozesse zu automatisieren: Den BizTalk Server. Als reine Schnittstellenapplikation werden jedoch die Möglichkeiten des BizTalk Servers nicht ausgereizt, ja nicht mal angekratzt.
Die Transformation von einem Auftragsdokument des Kunden in ein Auftragsdokument für das ERP wird mit dem BizTalk Server realisiert, die Automatisierung der E2E Prozesse mit der Möglichkeit alle Kennzahlen für das QM abzugreifen leider eher nicht. Mit BI werden dann aufwendig die Symptome behandelt, ohne die Ursache zu heilen. Systematische Analyse benötigt permanente Datenpflege und -erfassung.

BizTalk ist mehr als ein technisches Implementierungswerkzeug

Wenn Sie nach den Möglichkeiten zum Einsatz des BizTalk Servers recherchieren, werden Sie vor allem technische Informationen finden. Tolle Gimmicks wie X12, EDIFACT, HL7, SWIFT, RFID sind Merkmale, die vor allem die IT interessieren. Als QM Beauftragter oder auch als Unternehmer werden mich diese Features aber nicht vom Hocker reißen. Ein Dilemma, mit dem viele in der IT Branche kämpfen. Wenn ich ein Haus bauen möchte und einen Architekten konsultiere, würde ich es auch ermüdend finden, wenn er über die Vorzüge einer Betonmaschinenmarke referiert.

 

Der Sunato Weg zur Automatisierung ihrer Business Prozesse

Die Vorbereitung

„Wer macht was, wann, wie und womit?“ Diese Frage begleitet uns während der gesamten Realisierungsphase vom Engineering bis zur Automatisierung.

Die Disziplinen:

BPE:       Definition, Neudefinition und Optimierung von Geschäftsprozessen

BPM:      Erhebung, Gestaltung, Dokumentation und Umsetzung von Prozessen.

BPA:       Integration und durchgängige Verwendung von IT Lösungen in der gesamten Organisation

Das Ergebnis ist eine Prozesslandkarte mit Kern-, Management-, Unterstützungsprozessen und den Schnittstellen zu Geschäftspartnern. Jeder Teilprozess kann analysiert, die beteiligten Rollen, Dokumente und Systeme können spezifiziert werden und dienen als Grundlage für die technische Implementierung. Schwellwerte für Entscheidungen, Parameter für die Freigabe und Lenkung von Dokumenten runden das Gesamtbild ab.

An dieser Stelle möchte ich Interessierten und Einsteigern in die Materie ein sehr gutes und kostenfreies eBook der Software AG ans Herz legen: https://www.softwareag.com/corporate/images/bpm_for_dummies_sag_tcm16-38185.pdf

 

Die Realisierung

Die Teilprozesse werden als Anwendungen im BizTalk Server umgesetzt. Diese Anwendungen erhalten einen abstrakten Layer (ESB), der die Logik der Organisationsprozesse, von den technischen Vorgaben angeschlossener Systeme und Kunden isoliert. Vorgelagerte Prozesse für die beteiligten Entitäten können speziell angepasst und realisiert werden, ohne dass es notwendig wäre, die Metaprozesse anzupassen. Im ESB werden alle Informationen soweit wie möglich generalisiert und soweit wie nötig spezialisiert. Nun können, unabhängig von den Eingangsdaten und zu generierenden Ausgangsdaten (A2A, B2B, B2C), die Prozesse des Unternehmens modelliert und implementiert werden. Schwellwerte und Parameter werden auf der Organisationsebene generiert und stehen in einem vergleichbaren Format zur Verfügung. Geschäftsregeln können zur Steuerung von Vorgängen in den kunden- und lieferantenspezifischen Implementierungen, wie auch in den Organisationsprozessen integriert werden. Schritt für Schritt werden nun die realisierten Teilprozesse zu einem Geschäftsprozess integriert.

Die Kennzahlen (Prozessindikatoren) stehen in Datenbanken zur Verfügung und können durch BI Tools oder mit den Bordmitteln visualisiert und interpretiert werden. Zusammen mit einer Kollaborationsplattform (SharePoint), einer BI Lösung (SQL Server) und Tools wie PowerBI erhalten Sie tiefe Einblicke in die Performance ihrer Prozesse und leiten daraus Optimierungspotential ab.

Die Entkoppelung der betriebsinternen Aspekte von den Anforderungen Ihrer Kunden führt zu einem außerordentlichen Mehrwert bei der Entwicklung von maßgeschneiderten, kundenorientierten, individuellen Produkten und Dienstleistungen. Business Development ohne Limitierung durch die Organisationsstruktur. Egal ob bei der Einbindung neuer Kunden und Lieferanten oder Erweiterung durch Zukauf von Firmen.

Das Ergebnis: Total-Quality-Management

TQM ist: Die durchgängige, fortwährende und alle Bereiche einer Organisation (Unternehmen, Institution etc.) erfassende, aufzeichnende, sichtende, organisierende und kontrollierende Tätigkeit. (Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Total-Quality-Management)

 

Autor: Iwe Kardum, Geschäftsführer Sunato München UG (haftungsbeschränkt)

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